“La profesionalidad es la única parte de tu trabajo que no puedes delegar”
Efectivamente, delegar es un arte. Entre el 0% de tareas encomendadas y el 100%, hay que encontrar en toda esa gama de grises, lo ideal para cada subordinado. Por eso, en el arte de delegar, no sirve cualquiera aunque cualquiera pueda aprender.
DELEGAR tiene 2 acepciones desde el punto de vista empresarial:
· Haz por mí exactamente como lo haría yo.
· Haz por mí como consideres tú que debe hacerse.
¿Recuerdas el post sobre Liderazgo? http://directivosorg.blogspot.com.es/2011/12/eres-el-lider-o-solo-el-que-manda.html En aquel momento hablaba de que para conseguir adeptos que trabajen con más rendimiento y más calidad, debíamos LIDERAR, y no DIRIGIR. Por tanto, la primera de las 2 opciones la voy a considerar como MALA, y me voy a centrar en la segunda. Y éste es uno de los momentos de demostrar tu LIDERAZGO. Te voy a contar cómo debes actuar en tu día a día para poder dar confianza a sus subordinados y ellos puedan sentirla.
En primer lugar, como siempre, vamos a aclarar conceptos. Sin entrar en la definición exacta que da la RAE, DELEGAR en Dirección de Equipos de Trabajo, significa permitir que un subordinado haga por ti aquello que te ha sido encomendado.
Antes de delegar, es muy importante que definas qué tiene que hacer cada ocupación de tu jerarquía de manera general. Me explico. No todo lo que hacen tus subordinados es el trabajo que les delegas. Ellos tendrán su cometido diario básico, y sobre eso, deberás ir cargando trabajo con contenido delegado. El contenido básico depende de su ocupación, y no de la persona en concreto. Es decir, dos personas con la misma ocupación, de base, deben tener iguales competencias. Ejemplo:
Ocupación: Recepcionista de hotel
Contenido Básico: Recibir clientes, gestionar sus cuentas (check in / check out), facilitar información tanto personal como telefónicamente, etc.
Contenido Delegado: De los 12 recepcionistas del hotel, uno habla japonés porque vivió allí durante algunos años. Durante unas jornadas de conferencias en el hotel para personal de una multinacional nipona, esa persona queda dedicada en exclusiva a la gestión de las jornadas. De hecho, para cerrar la preparación de esas jornadas, esa persona asistió a las reuniones con la marca nipona. Delegaron en él (o ella.)
Vamos a exprimir este ejemplo ficticio. Como ves, el contenido básico no es delegado. Está fijado por la ocupación. Esto significa que aunque tú seas el responsable, NO ES TU COMETIDO realizarlo. Luego no puedes delegarlo. Importante aclarar este punto para evitar tener directivos realizando tareas que no les corresponde. Y esto no sólo es malo por imagen de la empresa, es malo económicamente: si un directivo con un sueldo X realiza labores de una ocupación con un sueldo X-40%, ¿por qué mantener ese directivo?
Seguimos con el ejemplo. Tienes que realizar una tarea (organizar las jornadas), pero has detectado entre tus subordinados un TALENTO que puede mejorar el rendimiento de la empresa. Cierto es que tanto tú como cualquiera de los 12 recepcionistas podría hacerlo en inglés, pero decides que si lo realiza esta persona tú tendrás más tiempo para dedicar a tu labor de dirección, y además la imagen de la empresa se beneficiará porque los japoneses tendrán a alguien en exclusiva que habla su idioma.
Pero, ¿delegarías además la dirección de hotel? No, hay cosas que tienes que hacer tú como directivo. ¿Hubieras delegado esa tarea, independientemente de la persona, simplemente por saber japonés? No, tienes que saber a quién delegas qué, y para ello debes conocer bien tu equipo de trabajo (puntos fuertes y puntos a mejorar).
Dejamos el hotel y seguimos aprendiendo a delegar. Podemos recopilar hasta ahora los siguientes puntos:
· Sólo puedes delegar aquello que forma parte de tus comendaciones. El resto es contenido básico de cada ocupación de tus subordinados.
· No se delegan todas las funciones. Siempre hay responsabilidades de tu puesto que no puedes delegar a un subordinado. Luego cuento lo que debe ocurrir durante tu ausencia.
· No puedes delegar a cualquier persona de tu equipo. Debes seleccionar cada tarea y comprobar si encaja con el perfil de cada trabajador.
Además de lo anterior extraído del ejemplo, vamos a añadir otros factores importantes:
· La delegación es siempre neutra o positiva. No podrá ser negativa si el subordinado no ha dado motivos. ¿Esto qué quiere decir? Pues que una vez que se ha delegado un tema, se puede delegar aun más contenido o no, pero nunca menos si el trabajador no ha hecho nada negativo. Si das responsabilidades a un subordinado y se las arrebatas sin motivo justificado, toda la motivación que le habías inyectado la perderá, crearás en él falta de confianza, de ti hacia él, y quizá en él mismo. Y esto nos lleva al siguiente punto:
· El subordinado debe sentir tu confianza, y tú se la debes dar. Si vas a supervisar cada paso que dé, mejor es que lo hagas tú mismo.
· Delegar es arriesgar. Repito el punto anterior: Para que las cosas salgan exactamente como tú las harías, debes hacerlas tú. Al delegar te estás arriesgando a que esa persona emplee su propio criterio, su propia creatividad, por lo que es importante delegar cada tema en la persona adecuada.
· Siempre que delegues un tema debes facilitar toda la información de que dispones con tiempo suficiente como para que el trabajador pueda asimilarla, crear sus propias opiniones, y discutirlas contigo antes de tomar la primera decisión. No emplearía la palabra “DELEGAR” cuando no te da tiempo a llegar a una reunión a la que estabas convocado, y mandas a alguien de tu equipo sin tiempo y sin información.
· Cuando se incorpore una persona nueva, delega pequeñas cosas, con resultado intrascendente, para ir evaluando sus capacidades. Poco a poco verás hasta dónde puede llegar.
· Si tras delegar, tu “delegado” ha tomado una decisión que consideras errónea, debes:
o Si la decisión es importante para la empresa, instarle a corregirlo, siempre explicando los motivos, y siempre que se pueda cambiar.
o Si la decisión no es importante para la empresa, explicarle tu punto de vista, por si en otras ocasiones se repitiera el caso.
o Si la decisión es muy importante para la empresa y no tiene solución, ASUMIR TODA LA RESPONSABILIDAD aguas arriba en tu jerarquía. El responsable de esa tarea eres tú, y tú la has delegado. Entre otras cosas, en eso consiste ser jefe: en ASUMIR RESPONSABILIDADES tuyas y de tu equipo.
· Si tienes a tu cargo a una persona sobre la que no puedes delegar nada porque no goza de tu confianza, el proceso de selección ha fallado, o con ella o contigo.
Para concluir con este primer acercamiento al maravilloso arte de delegar, te cuento qué debes hacer durante tu ausencia (vacaciones, incapacidad temporal, etc.).
Tus contenidos básicos debes repartirlos entre tus subordinados, siguiendo los criterios hasta ahora aprendidos. Las responsabilidades no se delegan hacia abajo jerárquicamente hablando. Si hay decisiones muy trascendentes que tomar, y hablo de aquellas que cambian el rumbo de una empresa, ésas deben transferirse a tus superiores. Si no es posible, tendrás que estar comunicado durante tu ausencia. No puedes cargar esa responsabilidad a un subordinado. Primero porque no va implícito en su sueldo: Va en el tuyo. Segundo porque las decisiones trascendentes se deben tomar con TODA LA INFORMACIÓN, y no sólo con parte, por eso debe ascender esa responsabilidad, y no descender.
Ahora, DELEGO en ti interiorizar toda esta información. Debes asimilarla y ver qué estás haciendo bien y qué estás haciendo mal. Y ver qué están haciendo bien contigo y qué están haciendo mal. Recuerda: No todo el mundo vale para delegar pero todo el mundo puede aprender.
