"Lo supremo en el arte de la guerra consiste en someter al enemigo sin darle batalla."
Sun Tzu
Cuando vamos a iniciar una negociación, sea del tipo que sea, , no sólo debes marcarte el objetivo a conseguir. Debes preparar bien la estrategia a seguir, contemplando múltiples escenarios de acción en función de las reacciones de tu opositor (para que haya negociación hace falta enemigo, ponle el nombre que quieras). Revisa el post http://directivosorg.blogspot.com.es/2012/03/reuniones-de-trabajo-un-arma-de-doble.html
Esa sería la parte visible de la reunión: "lo que voy o no a decir".
Sin embargo hay una parte invisible muy importante en todo proceso negociador. Hablo de factores influyentes, tales como la ubicación, la hora, el número de asistentes, etc. o lo que es lo mismo "cómo lo voy a decir".
En esta ocasión me voy a centrar en la sala de reuniones, y en su peso específico en la reunión.
DIMENSIONES Y AMBIENTE
El espacio de la sala depende del número de asistentes en la negociación, por lo que cuando se haga la convocatoria es fundamental pedir confirmación de asistencia. Piensa que tan condicionante es una sala demasiado grande como una sala demasiado pequeña.
Puedes establecer como regla general aproximadamente 2 m2 alrededor de cada persona. Esto quiere decir que debes dejar espacio suficiente tanto en los laterales como detrás, para facilitar el acceso a su puesto a cualquiera que lo abandone momentáneamente.
Con la iluminación podemos conseguir el efecto deseado para nuestra reunión. Podemos dar mucha claridad a la sala si tenemos una postura dominante en la negociación, o luz atenuada para facilitar la negociación, ya que dará un poco más de intimidad a los asistentes y en las exposiciones se mostrarán menos observados.
La temperatura debe oscilar entre los 18 y 22 grados ya que demasiado calor o demasiado frío puede distraer a los asistentes.
También es necesario buscar una sala suficientemente insonorizada, para evitar ruidos externos (tanto de la calle como de otras salas).
UBICACIÓN EN LA MESA
Aunque quizá nunca te lo hayas planteado, las relaciones de poder se ponen de manifiesto a través de la ubicación de los individuos en la mesa de reunión.
De manera que el lugar que se adopta en la mesa:
a) Es un indicativo del nivel jerárquico.
b) Permite detectar la estrategia que adoptará cada una de las partes.
c) Puede favorecer o entorpecer la consecución de un acuerdo.
d) Sirve para fomentar un clima de presión, o de confianza.
a) Mesa redonda
Si estás pensando que una mesa redonda otorga el mismo estatus a todos los individuos, por aquello de "Los Caballeros del rey Arturo" te estás equivocando. Siempre hay alguien que posee el máximo nivel jerárquico (LÍDER), y entorno a él se organiza el resto de la mesa
A partir del punto (12) en que se ubique el líder se establecerán las relaciones de poder:
- El individuo que se sienta a la derecha de la persona de mayor nivel jerárquico (11), tiene más poder que el individuo que se siente a la izquierda (1).
- El poder que detentan los individuos va disminuyendo a medida que se alejan del foco de poder.
- Frente al foco de poder se sienta la oposición. (6) de manera simétrica
- Entre el foco de poder y la oposición se colocan los individuos de menor rango. (2) a (5) y (7) a (10).
- Los individuos que se sientan en los puntos intermedios de ambos frentes (3) y (9) son los de menor nivel jerárquico.
b) Mesa cuadrada:
Las posiciones ofrecen una barrera física y psicológica. Mejor si se quiere crear tensión
Postura de colaboración:
Una menor distancia física crea un ambiente más positivo para el acuerdo
Posturas no permitidas:
Demasiada tensión Demasiado aislado
Difícil crear unidad dentro de las partes para unificar criterios
c) Mesa rectangular u ovalada
Es la que permite un mayor juego y la que mejor pone de manifiesto las relaciones de poder, incluso dentro de los propios grupos negociadores
Aunque el análisis de los niveles de rango jerárquico es similar al de la mesa redonda. hay que añadir que:
- Las posiciones intermedias suelen ser ocupadas por los individuos de menor rango jerárquico. No obstante, estas posiciones se pueden utilizar como estrategia cuando el líder prefiere no llamar la atención con el fin de observar con detalle las actitudes y comportamientos de la otra parte.
- Los extremos quedan psicológicamente más alejados que en el caso de una mesa redonda, donde todas las posiciones son equidistantes.
Confrontación
Acercamiento
Posturas no permitidas:
Como veis, NADA QUEDA AL AZAR. Cualquier parámetro de una negociación debe ser estudiado para conseguir la postura más cercana a tu éxito.
En otra ocasión os explicaré cómo llevar una negociación. De momento, dos consejos:
- Controla tu teléfono móvil. Quita el volumen y nunca lo dejes encima de la mesa. Hace ver que tienes entre manos algo más importante que la propia reunión.
- Nunca lleguéis tarde a una reunión: "El que llega primero al campo de batalla espera la llegada del enemigo fresco para combatir. Quien llega tarde al campo de batalla tiene que apresurarse y arriba exhausto al combate". Sun Tzu
