"Hablar no cuece el arroz"
Proverbio chino
Una de las grandes frases que va asociada a todo directivo es “Estoy
reunido”. Cierto es que en alguna ocasión lo utilizamos como excusa para evitar
una llamada o una visita incómoda en ese momento, pero el motivo por el cual
resulta una excusa tan válida es porque en el 90% de los casos es verdad. Nos
pasamos el día reunidos. Con dos, tres o quince personas. En nuestro despacho o
en la sala de reuniones. En nuestras oficinas o en las del cliente. REUNIÓN
¿Os habéis parado a pensar durante el transcurso de una reunión, cuánto tiempo
es útil (efectivo) del total? Hacedlo en la próxima. Seguro que si haces una
media, la mitad del tiempo de reunión es desperdiciado para dar rodeos o
incluso para salir del tema que nos aborda y comentar política, meteorología o
deportes.
¿Significa esto que no debemos reunirnos? Ni mucho menos. Las reuniones son
necesarias e incluso imprescindibles. Simplemente hay que saber escoger. El
momento, el tema, el interlocutor… todo cuenta a la hora de hacer reuniones
eficientes. Hay que seguir ciertas pautas:
- Organiza
reuniones iniciales. Es imprescindible “poner cara” a la gente. Al conocer
en persona a alguien eres capaz, utilizando tu inteligencia emocional (ver
post anteriores), de saber si es agresivo, si tiene paciencia, si discute
por discutir, si es tenaz, si tiene sentido del humor, etc. Todas estas
características resultan imprescindibles para mantener cualquier tipo de
relación no presencial (email, tlf, fax,…)
- De
primeras, evita reuniones para resolver dudas. El correo electrónico es
una herramienta muy útil y muy rápida para este tipo de cuestiones. Además
siempre tendrás constancia escrita de la respuesta. Sólo en el caso de resultar
ineficientes los demás medios, debes convocar una reunión para resolución
de dudas.
- Evita las visitas comerciales de productos que no necesitas. Debido al momento económico que pasan las empresas, los comerciales están obligados a ampliar su rango de clientes potenciales. Para evitar perder tu tiempo y el suyo, si te plantean una reunión para presentarte un producto, solicita información anticipada del producto para asegurar que la reunión va a ser fructífera para ambos.
- Planifica
la reunión. Dedica unos minutos a prever una duración estimada y la consistencia del tema a tratar, para
situarla en un lugar o en otro en tu agenda. Por ejemplo, después de comer
no debe haber reuniones trascendentes. Si prevés poca duración pero es
fuera de tu despacho, mejor a primera hora o a última, para no partir la
jornada. Todo cuenta.
- Prepara
la reunión. Además de dar una mejor imagen de profesionalidad, en la mayor
parte de los casos la eficiencia de la reunión depende de la fluidez de la
información.
- Prepara
un orden del día. Servirá de guión para mantener el hilo de la conversación
y no dispersarla.
- Delega.
No siempre debes estar en todas las reuniones. Para eso tienes un equipo
que debe gozar de tu confianza. Delegar en ciertas reuniones aumentará su
motivación siempre que:
- Facilites
antes toda la información de que dispones.
- Avises con la suficiente antelación a tus subordinados.
- Después de la reunión pidas reporte, pero nunca inmediatamente después. Eso puede hacer ver cierta desconfianza hacia tu subordinado.
- Infórmate del rango de tus interlocutores. No debes descompensar las reuniones delegando. Por ejemplo, si por parte de la oposición va un Director de Ventas, no puedes mandar a un simple comercial. Este concepto es bidireccional, es decir, si tu interlocutor tiene mayor rango que tú, debes comunicarlo a tu superior para que actúe en consecuencia.
Eso si. Como decíamos al principio, es una herramienta fundamental. Hay ciertos momentos que obligan a
celebrar una reunión. Debes intentar reunirte siempre que vayas a negociar conceptos trascendentes para tu empresa. Las
discusiones debes llevarlas en persona para que, in situ, puedas llevar a tu
interlocutor al punto que te interese para obtener los mayores beneficios. Eso,
con otros medios es más complicado. El “oponente” puede envalentonarse al no
estar en contacto directo contigo. No tener tu mira fija en él y no poder responder “no
verbalmente” a sus argumentos puede hacer que se crezca, y que pierdas peso en
la negociación. En post futuros profundizaremos sobre algunas técnicas de negociación.
Por eso, la próxima vez que te plantees celebrar una reunión, piensa ¿es realmente necesario? Si la respuesta es NO, no la aceptes y busca comunicaciones alternativas. Si la respuesta es SI, ponte a trabajar en ella.
